МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ УКРАЇНИ

Наказ N 3

Про затвердження Положення про ведення єдиного Державного реєстру документів моряків

(від 08.01.2003)

 

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
4 лютого 2003 р. за N 86/7407

 

 

На виконання вимог п.4 Правила I/9 Міжнародної Конвенції про підготовку, дипломування моряків та несення вахти 1978 р., з поправками 1995 р., п.п.14-16 розділу В-I/9 Кодексу про підготовку, дипломування моряків та несення вахти, відповідно до Положення про Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків, затвердженого наказом Міністерства транспорту України від 17.10.2001 N 693 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 02.11.2001 р. за N 928/6119,

 

НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити Положення про ведення єдиного Державного реєстру документів моряків (далі – Положення), що додається.

 

2. Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків (І.В.Тихонов) довести це Положення до відома зацікавлених організацій та установ.

 

3. Морським портам, які здійснюють видачу документів моряків, забезпечити необхідне матеріально-технічне обладнання та організацію передачі даних від капітанів портів до Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків.

 

4. Відповідальність за достовірність та своєчасність надання інформації до Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків, покласти на капітанів морських портів, які здійснюють видачу документів моряків та керівників учбових центрів, що проводять підготовку моряків.

 

5. Відповідальність за функціонування єдиного Державного реєстру документів моряків покласти на Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків.

 

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря С.В.Симоненка.

 

 

Т.в.о. Міністра

Е. Ф. Абдуллаєв.

 

 

 ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Наказ Міністерства транспорту України
08.01.2003 N 3

 

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
4 лютого 2003 р. за N 86/7407

Положення про ведення Єдиного державного реєстру документів моряків

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1.1. Єдиний Державний реєстр документів моряків (далі - Реєстр) є сукупність даних про усі видані на території України дипломи, кваліфікаційні свідоцтва та інші документи, що засвідчують кваліфікацію моряків, і які зберігаються на паперових та електронних носіях.

 

1.2. Реєстр утворений на виконання:

 

- п.4 Правила I/9 Міжнародної Конвенції про підготовку, дипломування моряків та несення вахти 1978 р., з поправками 1995 року, п.14-16 розділу В-I/9 Кодексу про підготовку, дипломування моряків та несення вахти;

 

- п.п. 4.5, 4.6 Положення про Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків, затвердженого наказом Міністерства транспорту України від 17.10.01 N 693 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України від 02.11.01 N 928/611;

 

- п.1.2. наказу Міністерства транспорту України від 05.06.02 N 367 "Про катастрофу теплоходу "Чорноморець" та заходи щодо забезпечення безпеки судноплавства.

 

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ РЕЄСТРУ:

 

2.1. Ведення обліку усіх виданих на території України дипломів, кваліфікаційних свідоцтв та інших документів, що засвідчують кваліфікацію моряків (далі – документи моряків), які були видані, термін дії яких закінчився або був продовжений, або дія яких була призупинена, або які були анульовані або заявлені як загублені або знищені, а також пільгових дозволів.

 

2.2. Підтвердження дійсності документів моряків.

 

3. ОТРИМАННЯ ТА ВНЕСЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ ДО РЕЄСТРУ

 

3.1. Перелік осіб, які мають право доступу до Реєстру та право внесення даних у Реєстр, визначається начальником Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків за поданням директора Реєстру.

 

3.2. Інформації для внесення до Реєстру на паперових та електронних носіях отримується від капітанів портів та навчальних центрів, що займаються підготовкою моряків, на договірних умовах, станом на 1 та 15 число кожного місяця.

 

3.3. Перелік документів та інформація, що вносяться до Реєстру, а також формат і строки передачі даних затверджується Інспекцією з питань підготовки та дипломування моряків.

 

3.4. Відповідальність за своєчасність та достовірність надання даних на паперових та електронних носіях до Реєстру несуть капітани портів та керівники навчальних центрів.

 

3.5. Відповідальність за зберігання та належне використання отриманої інформації несе Інспекція з питань підготовки та дипломування моряків.

 

3.6. Інформація на паперових носіях підписується відповідальною особою і завіряється печаткою, а на електронних носіях - електронним підписом керівника.

 

3.7. Перед внесенням інформації до бази даних Реєстру посадові особи реєстру здійснюють перевірку на відповідність інформації на паперових носіях з даними на електронних носіях.

 

3.8. У разі розходжень даних на паперових носіях з даними на магнітних носіях інформація до бази даних не заноситься. У цьому випадку приймаються необхідні заходи для усунення виявлених розходжень.

 

3.9. Не підлягає змінам та доповненням інформація щодо даних документа після внесення її в базу даних, окрім стану документа (відміток "Так" , "Ні" , "Дані відсутні", "Загублений" , "Анульований" , "Знищений", "Термін дії закінчився" або "Дія призупинена").

 

3.10. Зміна стану документу здійснюється посадовими особами Реєстру, призначеними наказом Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків на підставі інформації від капітанів портів, керівників навчальних центрів.

 

3.11. Будь-яке звернення до бази даних повинно автоматично реєструватись.

 

3.12. Захист бази даних при отриманні інформації електронною поштою забезпечується накопиченням цієї інформації на головному комп'ютері, на якому встановлюється постійно обновлювала антивірусна програма.

 

3.13. Порядок використання та зберігання інформації, що знаходиться у Реєстрі повинен виключати несанкціонований доступ до неї.

 

3.14. Для запобігання несанкціонованого внесення інформації кожен співробітник Реєстру, який працює з базою, повинен мати свій особистий код (пароль). У програмі Реєстру повинна бути функція, що ідентифікує посадову особу, яка здійснила даний запис.

 

3.15. Для забезпечення можливості використання бази даних для перевірки дійсності документів моряків, головний комп’ютер бази даних Реєстру повинен бути за допомогою мережі підключений з електронно-обчислювальними машинами відділу тільки в режимі "Клієнт", при цьому можливість внесення змін повинна бути цілком виключена.

 

3.16. Працівники реєстру несуть відповідальність про нерозголошення інформації, яка занесена до Реєстру, відповідно до чинного законодавства.

 

4. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ДІЙСНОСТІ ДОКУМЕНТІВ МОРЯКІВ

 

4.1. Відповідно до основних покладених завдань, Реєстр здійснює перевірку дійсності документів моряків, що видані капітанами портів та навчальними центрами.

 

4.2. Інформація, що стосується документів моряків, належить до категорії конфіденційної і надається на запити від:

 

- Міністерства транспорту та інших Міністерств та відомств;

 

- іноземних крюінгових компаній, морських адміністрацій, урядових та державних органів, міжнародних морських організацій;

 

- судноплавних компаній;

 

- організацій, що займаються працевлаштуванням моряків (далі - крюінгові компанії);

 

- правоохоронних органів України;

 

- державних кваліфікаційних комісій під час підтвердження кваліфікації моряків;

 

- навчальних центрів;

 

- капітанів портів при проведенні обміну дипломів;

 

- інших юридичних осіб та особистих запитів моряків за рішенням Інспекції з питань підготовки та дипломування моряків.

 

4.3. Запити щодо проведення перевірки дійсності документів моряків надсилаються до Реєстру у вигляді єдиного зразка, який додається. Після проведення перевірки дійсності документів моряків зазначений запит з усіма необхідними записами повертається до запитувача, а копія залишається у реєстрі.

 

4.4. Перевірка документів моряків України здійснюється на запит, який надається в письмовому або в електронному вигляді, завірений належним чином.

 

4.5. В необхідних випадках для забезпечення достовірності інформації здійснюється додаткова звірка даних на електронних та паперових носіях.

 

4.6. За достовірність даних у відповіді на запит відповідальність несе посадова особа, що здійснювала перевірку та поставила підпис.

 

4.7. Відповідь на запит здійснюється посадовою особою реєстру у вигляді відміток "Так" , "Ні" , "Дані відсутні" , "Загублений" , "Анульований" , "Знищений", "Термін дії закінчився" або "Дія призупинена" та підписується директором Реєстру чи уповноваженою на це особою і надсилається запитувачу у триденний термін.

 

При цьому:

 

Відмітка "Так" означає, що всі дані запиту про документ співпадають з інформацією, що знаходиться у Реєстрі;

 

Відмітка "Ні" означає, що інформація зазначена в документі частково або повністю не співпадає з інформацією в Реєстрі;

 

Відмітка "Дані відсутні" означає, що у Реєстрі (на паперових і магнітних носіях) відсутній документ, що перевіряється.

 

Відмітки "Загублений" , "Анульований" , "Знищений", "Термін дії закінчився" або "Дія призупинена" ставиться у відповіді відповідно до стану документу, який зазначений в Реєстрі на підставі інформації від капітанів портів та навчальних центрів.

 

4.8. У разі надходження до Реєстру запиту про перевірку документів, що видані за межами України, термін обробки може бути подовжено до отримання необхідної інформації.

 

5. ОРГАНІЗАЦІЙНЕ ТА МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВЕДЕННЯ РЕЄСТРУ

 

5.1. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення ведення Реєстру покладається на Інспекцію з питань підготовки та дипломування моряків.

 

5.2. Процедура щодо перевірки дійсності документів визначається Інспекцією з питань підготовки та дипломування моряків.

 

 

Начальник Інспекції з питань підготовки

та дипломування моряків І. Тихонов.

 

 

ДОДАТОК

до п.4.3 "Положення про ведення єдиного Державного реєстру документів моряків"

 

ЗАПИТ/INQUIRY – ВІДПОВІДЬ/ANSWER